Ziekenhuisgroep Helora wil logistieke kosten met 13% reduceren
Door de maaltijdproductie, de wasserij en de opslag te centraliseren in Bergen, wil de in Henegouwen gevestigde ziekenhuisgroep HELORA schaalvoordelen behalen, de leveringszekerheid garanderen en de werkdruk voor zorgteams verlichten. Het project zal naar verwachting een gemiddelde besparing van 13% opleveren. De volledige implementatie ervan zal echter nog enkele jaren in beslag nemen.
“Het verhaal dat ik u vertel, wordt nog geschreven”, waarschuwt Ludwig Wenderloot, CEO van Logipôle. Op 10 september presenteerde hij op een studiedag van de Belgische Vereniging van Ziekenhuisdirecteurs een project dat even ambitieus als complex is: de belangrijkste logistieke activiteiten van de instellingen die verbonden zijn aan de HELORA-ziekenhuizen en de intercommunale Gabrielle Passelecq samenbrengen op één platform.
Uiteindelijk is het de bedoeling dat het logistieke centrum Logipôle gevestigd wordt in het bedrijventerrein Geothermia in Bergen. Het zal de maaltijdproductie, de wasserij en het beheer van ziekenhuisvoorraden centraliseren. Het platform zal ook diensten kunnen leveren aan verpleeghuizen, kinderdagverblijven, scholen, gemeenten en OCMW's.
Het waarborgen van essentiële activiteiten
Het project is ingegeven door de financiële druk op ziekenhuizen. Door middelen te bundelen, kunnen processen worden geïndustrialiseerd, verouderde apparatuur worden vernieuwd en investeringen over verschillende instellingen worden verdeeld. De covid-crisis heeft ook de kwetsbaarheid van bepaalde toeleveringsketens aan het licht gebracht.
Ludwig Wenderloot noemt het geval van commerciële wasserijen die plotseling hun activiteiten staakten. De nog beschikbare faciliteiten binnen het netwerk werden vervolgens intensief gebruikt. "De uitdaging is om een structurele oplossing te bieden door onze middelen te mobiliseren en schaalvoordelen te benutten", legt hij uit.
De aanpak streeft vier doelstellingen na: verbetering van de economische rentabiliteit, handhaving of verbetering van de huidige kwaliteit van de dienstverlening, versterking van de leveringszekerheid en vermindering van de ecologische voetafdruk. De keuze voor het industriepark Geothermie moet met name het gebruik van geothermische energie, zonne-energie en mogelijk windenergie faciliteren, en tegelijkertijd het waterbeheer verbeteren, wat vooral belangrijk is voor een industriële wasserij.
Het behoud van werkgelegenheid in de regio is een andere belangrijke prioriteit. Het platform zal naar verwachting meer dan 200 banen opleveren, met arbeidsomstandigheden die minder zwaar zijn dan die van sommige bestaande keukens, wasserijen of distributiecentra in gebouwen die al tientallen jaren oud zijn.
Een juridische structuur met vier pijlers
De intercommunale Logipôle werd opgericht in april 2023. Zes steden en gemeenten in de regio Bergen zijn partners. Op 30 juni van dat jaar maakte een grote overdrachtsoperatie de verdeling van verantwoordelijkheden mogelijk: de algemene ziekenhuisactiviteiten werden ondergebracht bij de Universitaire Ziekenhuizen HELORA, terwijl de keukens, magazijnen en wasserij werden overgedragen aan Logipôle.
Deze reorganisatie had een duidelijk doel: HELORA in staat stellen zich te concentreren op de patiëntenzorg, en de "logistiek ten dienste van de zorg" toe te vertrouwen aan een gespecialiseerde structuur.
De structuur rust op vier elementen. Ten eerste heeft Logipôle een eigen rechtspersoonlijkheid. De partners vormden vervolgens een btw-eenheid, na het aantonen van de economische, financiële en organisatorische banden. Bovendien profiteert de structuur van het statuut van een ziekenhuisvereniging zoals gedefinieerd in het Koninklijk Besluit van 25 april 1997, waardoor bepaalde financieringsmechanismen en de arbeidsvoorwaarden van het overgedragen personeel behouden blijven.
Ten slotte hebben de partners het principe van horizontale samenwerking overgenomen, zoals vastgelegd in de wetgeving op overheidsopdrachten. Elke instelling draagt een deel van de benodigde middelen bij voor de gezamenlijke missie: personeelsbeheer, financiën, inkoop, IT of infrastructuur. Een stuurgroep is verantwoordelijk voor het monitoren en documenteren van deze samenwerking.
"Het was uitgesloten dat deze herstructurering enige verstoring zou veroorzaken in bestellingen, betalingen aan leveranciers of HR-management", benadrukt Ludwig Wenderloot. Volgens hem verliep de overgang naar de nieuwe organisatie zonder noemenswaardige problemen.
Harmonisatie vóór centralisatie
De oprichting van de juridische structuur lost echter niet alle operationele problemen op.
De uitdaging is met name groot voor de keukens. De productie zal gecentraliseerd worden in Bergen, maar de maaltijden zullen uiteindelijk niet als individuele porties worden verzonden. Logipôle geeft de voorkeur aan bulklevering, omdat dit goedkoper is en een hogere kwaliteit garandeert. "Relaiskeukens" in de ziekenhuizen zullen de maaltijden opwarmen, portioneren en bezorgen bij de zorgafdelingen.
De wasserij verwerkt momenteel ongeveer vier ton linnengoed per dag. Op de nieuwe locatie zal deze capaciteit naar verwachting toenemen tot twaalf ton. De dagelijkse productie van de keuken zal stijgen van 2.200 naar 3.000 maaltijden, terwijl de magazijnen zullen uitbreiden van 1.500 naar 2.200 orderregels per dag.
Tijd vrijmaken voor zorgprofessionals
Centralisatie mag niet stoppen bij de ziekenhuisdeuren. Logipôle wil geleidelijk bepaalde interne processen overnemen: de aflevering van linnengoed en maaltijden, de distributie van medicatiekarren, afvalbeheer en de bevoorrading van afdelingen.
"Het doel is om zorgpersoneel te ontlasten van tijdrovende technische en logistieke taken", vat Ludwig Wenderloot samen. De ontwikkeling van lean management zal deze evolutie ondersteunen en onnodige verplaatsingen of handelingen zonder klinische toegevoegde waarde beperken.
Volgens de gepresenteerde prognoses zou de nieuwe organisatie een gemiddelde besparing van 13% voor alle betrokkenen mogelijk maken. De CEO blijft echter voorzichtig: het toekomstige gebouw zal naar verwachting pas over vier of vijf jaar operationeel zijn en er moeten nog verschillende obstakels worden overwonnen. "Is dit de juiste oplossing voor de toekomst? Ik weet het niet. Maar het stelt ons in staat om middelen te bundelen, structuren te vereenvoudigen en een functie te optimaliseren die niet direct met patiëntenzorg te maken heeft."