Prendre soin de vos patients et de leurs données

Comment rendre votre cabinet conforme au GDPR ?

L'impact du GDPR sur les médecins a déjà fait couler beaucoup d'encre. Les médecins sont tenus de se conformer au GDPR et de le réglementer, tant dans leur pratique privée que dans le contexte hospitalier.

Cependant, le GDPR(General Data Protection Regulation) impose aux médecins une charge supplémentaire qui est souvent source de stress et d'incertitude.

Que signifie exactement la conformité au GDPR ?

En tant que médecin, vous êtes responsable du traitement des données personnelles de vos patients. Cela signifie qu'en vertu du GDPR, vous devez veiller à ce que ces données soient traitées de manière correcte, sécurisée et transparente.

Outre les principes de base qui s'appliquent à tout traitement de données à caractère personnel, il existe également un certain nombre d'obligations concrètes que vous devez remplir en tant que responsable du traitement :

• Disposer d'un fondement juridique pour tout traitement de données à caractère personnel.
• Informer les patients de la manière dont leurs données sont utilisées (par exemple, par le biais d'une note d'information sur la protection de la vie privée).
• Respecter les droits des patients, par exemple le droit d'accès, de rectification et d'effacement des données.
• Documenter les violations de données et, si nécessaire, les signaler à l'autorité chargée de la protection des données.
• Tenir un registre des traitements répertoriant toutes les opérations de traitement des données.
• Conclure des accords de sous-traitance avec les parties externes qui traitent des données en votre nom (comme les laboratoires ou les fournisseurs de logiciels).
• Conclure des accords clairs en cas de responsabilité conjointe en matière de traitement.

Plus votre cabinet est grand ou plus sa composition est diversifiée, plus la mise en conformité avec le GDPR sera compliquée.

Que se passe-t-il si je ne suis pas en conformité ou si j'agis de manière non conforme ?

En l'absence de preuve de conformité, ou en cas de violation du GDPR en général, l'Autorité de protection des données peut imposer des sanctions. Ces sanctions peuvent prendre différentes formes, les plus courantes étant une amende (jusqu'à 10 ou 20 millions d'euros en fonction de la violation), un couvre-feu ou des avertissements.

Il est important de noter que l'Autorité de protection des données peut soit engager une procédure de sa propre initiative, soit être saisie par une simple plainte d'une personne concernée qui estime que vous ne respectez pas vos obligations.

Par le passé, plusieurs acteurs du secteur de la santé ont déjà fait l'objet d'un examen minutieux de la part de l'Autorité de protection des données, notamment des cabinets médicaux, des hôpitaux et des laboratoires, ce qui a donné lieu à des amendes.

Si vous enfreignez le GDPR, cela implique souvent aussi que vous avez enfreint d'autres dispositions légales, réglementaires et/ou éthiques.

Par exemple, le code de déontologie médicale contient également des dispositions qui imposent implicitement le respect du GDPR. Ainsi, une infraction au GDPR peut également donner lieu à des sanctions disciplinaires.

En outre, dans certains cas, une violation du GDPR constituera également une violation de votre secret professionnel, auquel cas vous risquez également des sanctions pénales.

Lorsque la violation du GDPR constitue une violation de la loi sur la qualité, la Commission de surveillance a également le pouvoir d'intervenir. C'est le cas, par exemple, si vous partagez des informations provenant du dossier d'un patient sans avoir obtenu son consentement, ou si vous consultez le dossier d'un patient sans avoir établi de relation thérapeutique.

Enfin, la partie lésée par votre violation du GDPR peut intenter une action en justice pour obtenir des dommages et intérêts. Une procédure sera alors engagée devant le tribunal civil compétent, où la personne concernée devra prouver la faute, le dommage et le lien de causalité entre les deux.

La conformité au GDPR n'est donc pas facultative.

Feuille de route pour la mise en conformité

Arcas Law, en collaboration avec BVAS, a élaboré un plan en 10 étapes, sur la base duquel les médecins peuvent encore maximiser leur conformité avec un minimum d'efforts. Un certain nombre de modèles sont également fournis. Chaque étape est expliquée en détail dans une brochure que vous pouvez commander ici.

Comme la pratique montre que les médecins ont encore souvent des questions pratiques lorsqu'ils remplissent les modèles et suivent les étapes, Arcas Law et BVAS organisent également un certain nombre de séances de travail pratiques. Lors de ces sessions pratiques, nous suivrons le plan en 10 étapes pas à pas et nous compléterons ensemble les documents GDPR les plus importants afin que vous ayez tout en ordre pour votre pratique par la suite.

Les prochaines sessions auront lieu le 5 novembre. Plus d'informations et un formulaire d'inscription sont disponibles ici.

Jellina Buelens et Anton Van Spaendonck, Arcas Law